BPM : Un use case d'un projet de 1000 jours

BPM, Nuxeo, GED, Bonitasoft, ECM

Vous avez dit BPM (Business Process Management) ? Cela signifie quoi concrètement? Xavier Capitaine, Chef de Projets chez Océane Consulting Data Management, ESN (Entreprise de Services du Numérique) intégrateur et éditeur Pure Player Dématérialisation & Digitalisation, nous explique les tenants et les aboutissants de cette démarche.
Avec comme illustration un projet-phare et conséquent mené pour le compte de l'Agence Nationale du Médicament Vétérinaire (ANMV) qui allie des contraintes de délai, de pics de charge et des challenges techniques de taille.

Depuis combien de temps avez-vous intégré Océane Consulting Data Management et quelle est votre fonction au sein de l'entreprise ? Pouvez-vous revenir brièvement sur votre parcours professionnel ?

Xavier Capitaine - J’ai intégré Océane Consulting Data Management en novembre 2018 en tant que chef de projet.  Avant d’arriver chez Océane Consulting DM, j’ai travaillé pour une entreprise agroalimentaire dans le cadre du pilotage d'un projet de mise en place d'un outil de GED (Gestion Electronique des Documents) / ECM (Enterprise Content Management ou Gestion de contenus d'Entreprise), à savoir Nuxeo.

J'ai un parcours atypique puisque j'ai à la base un profil plutôt littéraire. J'ai tout d'abord obtenu un Master d'Histoire puis un Master Archives Numériques. Les enseignements de ce dernier m’ont permis d’aborder l’ensemble des aspects et enjeux relatifs aux documents électroniques des entreprises, des collectivités territoriales ou de l’État. J'ai donc dû intégrer le langage technique en intégrant Océane Consulting Data Management, cela a été une difficulté mais aussi un challenge.

 

Quelles sont les grandes problématiques auxquelles sont confrontés vos clients et sur quels types de missions et projets intervenez-vous ?

XC - J’interviens beaucoup sur des projets au forfait et de Tierces Maintenances Applicatives (TMA). Les grandes problématiques sur lesquelles nous travaillons fréquemment sont les suivantes : implémenter de nouvelles fonctionnalités GED / ECM tout en conservant la simplicité d’utilisation et interface intuitive de façon à ne pas perdre l’adhérence de l’utilisateur ; répondre à de nouveaux besoins métiers (workflows…) ; mettre en œuvre les moyens nécessaires à une disponibilité maximale de l’outil ; déployer des projets de montées de version de solutions pour assurer la maintenabilité des outils et bénéficier des évolutions du produit ; adapter l’outillage à un contexte réglementaire particulier et évolutif.

 

Comment gérez-vous la veille technologique ?

XC – J'assure un suivi des évolutions technologiques de notre domaine et de nos solutions partenaires (Nuxeo, Bonitasoft). Je vais notamment régulièrement sur LinkedIn où je peux lire quantité d’articles sur notre secteur et me tenir informé des actualités de nos partenaires.

 

Qu’est-ce qui vous plaît chez Océane Consulting Data Management ? Comment expliquez-vous l’ancienneté de certains collaborateurs ?

XC – C'est une entreprise à taille humaine qui compte une quarantaine de salariés, cet aspect est essentiel pour moi. De ce fait, l'ambiance est très conviviale avec une moyenne d’âge d'une trentaine d'années et des centres d'intérêts communs. De plus, les projets sont stimulants et variés. Toutes ces raisons expliquent l'ancienneté de nombreux collaborateurs.

 

Vous intervenez sur un projet-phare de BPM (Business Process Management) pour le compte de l'Agence Nationale du Médicament Vétérinaire (ANMV), émanation de l'Agence Nationale de Sécurité Sanitaire de l'Alimentation (ANSES). Pouvez-vous nous définir le BPM ?

XC – Le BPM (Business Process Management) est une méthode permettant de gérer les processus métiers d’une organisation de bout en bout. Ce qui fait la force de cette démarche, c’est notamment son formalisme. En effet, les processus métiers sont modélisés sous la forme d’une représentation graphique décrivant toutes les étapes / activités, leur séquencement ainsi que les acteurs concernés. Cette modélisation rend le processus compréhensible par tous, à la fois aux profils techniques (développeurs) mais aussi aux profils fonctionnels (métiers, supports…). Le BPM peut s'adapter à tous types de projets. Chez Océane Consulting Data Management, nous travaillons avec deux outils de BPM : Bonita (Bonitasoft) et Workey (Efalia).

 

Pourquoi ce projet de BPM avec l'ANMV est-il si important chez Océane Consulting Data Management ?

XC – Il s'agit d'un de nos plus gros projets de BPM en jours homme : 1000 jours au forfait. C'est un challenge projet mais aussi technique qui consiste à adapter un outil de BPM existant afin de répondre à une nouvelle réglementation européenne.

 

Quelles sont les finalités du projet ?

XC –La réglementation européenne a considérablement évolué dans le domaine du médicament vétérinaire, avec, en toile de fond, une volonté d'homogénéiser et de mutualiser la production et la mise à disposition de documents liés aux médicaments vétérinaires pour tous les Etats membres de l’UE : autorisations de mise sur le marché, résumé des caractéristiques du produit... L’objectif des évolutions commandées consiste à mettre en conformité les outils informatiques de l’ANMV avec ces nouvelles réglementations (NVR). La gestion des données en lien avec les médicaments vétérinaires est particulièrement impactée (données du médicament, processus). Une base de données européenne (UPD, Union Product Database) va être mise en place et chaque pays de l’Union devra être en capacité de l’alimenter. Certains processus existants vont donc être modifiés et de nouveaux vont être créées.

 

Quels sont donc les principaux challenges dans le montage et la réalisation d'un tel projet ?

XC - Le planning est très contraignant puisque l’entrée en application des règlements européens est prévue pour janvier 2022, ce qui impose qu’une partie du périmètre soit livré et installé en production impérativement avant cette date. Nous avons donc peu de marge de manœuvre, ce qui en fait un projet stimulant.

Le projet a été découpé en cinq lots différents en fonction des périmètres impactés et des délais imposés. Le cadencement du projet doit suivre celui imposé par l’Agence européenne du médicament (EMA). Dans un premier temps, le traitement des Legacy Data - l'export des données des médicaments existants – devra être effectué en novembre 2021, puis l'adaptation du reste du Système d'Information (données, processus, applications spécifiques, infrastructure) sera à mettre en œuvre pour janvier 2022. Il a été convenu que certains besoins identifiés dans l’implémentation guide de l’EMA seront traités ultérieurement car ils sont jugés moins prioritaires.

Nous devons donc assurer une organisation millimétrée pour ne pas perdre de temps, la responsabilité étant portée à la fois par Océane Data Consulting Management et par le client qui doit lui aussi garantir les moyens pour assurer la validation des spécifications, de la recette...

Nous avons dû également relever certains défis en amont du projet, notamment réussir à sortir un devis dans un délai réduit et avec une expression de besoins non stabilisée. De nombreux sujets sont encore en cours de réflexion et de conception à l'échelle européenne. Il a donc fallu s’adapter et être flexible pour intégrer un périmètre pas tout à fait stabilisé dans un engagement au forfait en proposant un découpage projet répondant au mieux aux impératifs de planning. Une équation pas évidente !

Le challenge technique est également de taille puisqu'il s'agit de faire cohabiter une nouvelle et une ancienne réglementation dans le même outil et d'effectuer simultanément de la reprise de données.

 

Comment avez-vous managé ce projet ?      

XC - Ce projet mobilise actuellement une équipe composée de 5 personnes représentant environ quatre équivalent temps plein. Ce dispositif peut être amené à évoluer afin de répondre à d'éventuels pics de charge. Un développeur a été ajouté à l’équipe pour le lot n°2 par exemple.

Une bonne organisation dans la répartition et le séquençage des tâches a été de mise. Cela implique une communication assidue et efficace, un suivi constant de l’avancée des tâches en cours et des tâches restant à effectuer ainsi qu'une remontée permanente des points d’alerte.

Une organisation hors pair est indispensable car nous avons à faire à un large panel d'impératifs et de tâches concourant à la bonne marche du projet : planification des dispositions d’intendance nécessaires au déroulement du projet ; maîtrise, réactualisation et diffusion du planning ; suivi des tickets ; suivi des actions et du projet ; pré-validation des livrables ; suivi des indicateurs qualité (détaillés dans le Plan d’assurance qualité) ; suivi des risques ; suivi de facturation ; suivi des livraisons prévues et réalisées…

Un duo Chef de Projet-Team leader a été mis en place et il fonctionne très bien. D’un côté, le Team Leader suit techniquement l’équipe. D’un autre côté, le Chef de Projet assure la relation avec le client et met en œuvre les moyens nécessaires pour assurer le triptyque coût-qualité-délai.

Des échanges très réguliers avec le client sont mis en œuvre via des comités projet et des comités de pilotage, des ateliers de relecture de documentation et des ateliers dédiés à des sujets précis pour éviter à tout prix l’effet tunnel.

 

Qu’est ce qui a fait la différence et pourquoi le client est satisfait de l'intervention d'Océane Consulting Data Management ?

XC - La force de notre plateau technique centralisé à Rennes, notre savoir-faire et notre expertise sont nos trois atouts majeurs. Notre plateau technique nous permet de gérer les pics de charge et d’être flexible en sollicitant rapidement si besoin un développeur supplémentaire sur le projet, et aussi de bénéficier de l’expertise de notre Direction Technique sur des sujets précis.  Le client connaissait nos compétences et notre réactivité, nous avions en effet déjà travaillé pour l'ANMV dans le cadre d’un projet de montée de version de son applicatif Workey (400 jours projet). Ce projet s’était très bien passé, nous avions donc installé une relation de confiance.

Notre capacité d’anticipation, notre aptitude à faire interagir les équipes et la qualité de nos livrables constituent également des points forts et indéniables pour accéder à une satisfaction client optimale.

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