La dématérialisation à l’heure du Covid : nécessité ou opportunité ?

BIG DATA & IA, ACTUALITÉS, ECM / CSP, BPM, Capture / Numérisation, Signature électronique, GED

Depuis mars 2020, la crise sanitaire liée à la Covid-19 a imposé le télétravail et a poussé les entreprises et les organisations de toutes tailles à repenser dans l’urgence leur organisation, leur production et leur management. Face à cette situation inédite qui s’inscrit dans la durée, la dématérialisation des processus et des pratiques est devenue une nécessité pour tous afin d’assurer la continuité d’activité au sein des entreprises et de maintenir un niveau de développement optimale.

 

La crise sanitaire a généré plusieurs phases de confinement. Même si elles ont mis en exergue le retard des entreprises en matière de digitalisation, de dématérialisation et de transition numérique au sens large, elles en ont aussi montré les bénéfices, notamment dans le domaine de la gestion électronique de documents (GED). La montée en puissance du télétravail a rendu évident le besoin d’une digitalisation transverse à tous les services.

Auparavant, la digitalisation et la dématérialisation se limitaient bien souvent à des aspects organisationnels, financiers ou légaux. Une GED transverse doit être connectée à l’ensemble des systèmes de l’entreprise et gérer l’intégralité de ses documents et contenus afin d’en assurer l’accessibilité en période de télétravail. Pour ce faire, il s’agit donc de dématérialiser l’ensemble du patrimoine documentaire de l’entreprise pour pouvoir y accéder de façon commune, intuitive et  intelligente, travailler avec à distance, le modifier le cas échéant, et en assurer la circulation depuis n’importe quel endroit.

 

Faciliter le déploiement du télétravail

 

De nouveaux enjeux et critères ont donc émergé comme la transversalité des outils, leur interopérabilité et la nécessité de disposer de solutions collaboratives, performantes, agiles et plus que jamais sécurisées : capture et numérisation, ECM/GED, centralisation des contenus, gestion de processus, automatisation des tâches, signature électronique, BPM, coûts de traitement, RPA, archivage électronique, coffre-fort numérique et IA... Intégrateur de solutions proposées par des logiciels et progiciels visant à répondre à l’ensemble des enjeux de la dématérialisation et à faciliter le déploiement du télétravail dans les entreprises, Océane Consulting Data Management fait le pont entre les problématiques fonctionnelles des entreprises et les outils technologiques innovants élaborés par des éditeurs comme Nuxeo, Bonitasoft, Abbyy, cecurity.com, Fast, Expert.ai, Kofax, oodrive, UiPath…

L’ère du télétravail dans laquelle nous entrons nécessite plus que jamais de créer des liens et des interactions entre ces solutions en développant des connecteurs pour les faire dialoguer et faciliter les transferts d'informations entre elles. A la clé, les relations entre les équipes opérationnelles et administratives se voient fortement améliorées. Dans une même perspective, les outils de Low-code utilisés permettent de renforcer les liens et de partager un vocable commun entre les Directions Métiers et Directions Informatiques. En effet, avec les outils Low-code les Directions Métiers peuvent exprimer beaucoup plus facilement et en détail leurs besoins, ce qui permet aux Directions Informatiques d’être au plus proche de leurs attentes. La généralisation des outils de modélisation reposant sur des notations normalisées telles que le BPMN ou l’OSSAD en sont la preuve. 

 

Une source d’économie et d’efficacité

 

Alors certes, la dématérialisation présente des avantages organisationnels visant à répondre à un impératif sanitaire et à maintenir une activité constante via le télétravail mais elle va bien au-delà car elle s’avère économiquement rentable. En dématérialisant les bureaux et les salles de réunion, en remplaçant le tout papier par le tout numérique et en utilisant les logiciels et les outils digitaux, les entreprises et institutions réduisent leurs coûts et certaines de leurs consommations (locaux et espaces de travail, consommables, énergie, frais de déplacements…). L’efficacité des collaborateurs a aussi connu des améliorations dans la plupart des cas grâce à l’aménagement des horaires aménagés, une meilleure concentration, une plus grande disponibilité... Sans dématérialisation, ces évolutions positives n’auraient pas vu le jour.

 

La dématérialisation en phase avec la législation

 

Ces dernières années, des évolutions réglementaires à prendre en compte lors d’un projet de dématérialisation sont apparues. Il est donc impératif et incontournable de se familiariser avec la législation existante en fonction du service et des documents à dématérialiser. En effet, les règles diffèrent entre un service RH, commercial ou encore comptable. L’article 56 de la loi de finances pour 2020 prévoit par exemple une obligation progressive de la facturation électronique entre 2023 et 2025.

Dans les services publics, le gouvernement à lancé un grand programme de transformation administrative intitulé Action Publique 2022. Son objectif est d'examiner de  manière approfondie les missions réalisées par les services publics. Ce vaste chantier de modernisation fait de la transformation numérique des administrations une priorité, avec comme objectif de dématérialiser 100% des services publics  à l’horizon 2022.

La dématérialisation n’est donc plus une option. Elle devient une norme qui touche tous les secteurs de notre économie et s’étend à toutes les strates de notre société. Les solutions technologiques de dématérialisation se démocratisent et présentent des avantages pratiques, organisationnelles, et économiques indéniables. Elles ont aussi de fortes implications en matière de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE). Bien plus qu’une réponse à une situation de crise sanitaire sans précédent, la dématérialisation est devenue une opportunité et une source de progrès qui n’en est qu’à ses débuts.

Laurent Jacotey

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