Lutter contre la fraude documentaire : les bonnes pratiques

Selon la dernière étude de PWC, près de la moitié des entreprises dans le monde auraient été victimes d’une fraude en 2020, et un nombre croissant d’entre elles serait touché par différents types de fraude (cybercriminalité, fraude documentaire, tentatives d'extorsion, usurpation d’identité, falsification de justificatifs de domicile, de ressources, d’état civil, de contrats ou de documents d’entreprise, de documents administratifs ou d’entreprise...). Car, malgré ses nombreux bénéfices, la digitalisation permet en contrepartie aux  fraudeurs d’accéder bien plus facilement aux systèmes d’information des entreprises et d’en extraire des informations confidentielles.

Par ailleurs, la digitalisation a également créé un effet de massification, avec des volumes de documents numérisés bien plus importants, mais aussi une diffusion bien plus rapide et bien plus efficace. Plus besoin d’imprimer et d’envoyer par voie postale les documents numériques non protégés peuvent rapidement être falsifiés, transmis et être considérés comme authentiques. Quant à la détection manuelle des faux documents en format numérique (au format PDF, par exemple), elle est bien plus difficile et requiert souvent des outils spécialisés.

La fraude documentaire, quels risques ?

99% des fraudes documentaires sont à but lucratif. Avec la transmission de faux documents, les fraudeurs peuvent facilement déclencher des virements de fonds et soutirer de l’argent. C’est bien pour cela qu’il est important de mettre en place un système de contrôle continu.

Les bonnes pratiques pour lutter contre la fraude

Pour lutter contre la fraude documentaire, le contrôle de conformité et d’authentification des documents est essentiel. Mais les bonnes pratiques institutionnelles et l’engagement du management et des salariés sont tout aussi importants ! En effet, peu importe le type de logiciel installé, si vos salariés ne sont pas sensibilisés aux risques de fraude documentaire, le risque humain persiste. Ainsi, pour que le système de contrôle mis en place au sein de votre organisation fonctionne, prenez soin de d'accompagner sa mise en place par des démarches de sensibilisation et de formation auprès de vos collaborateurs.

La technologie au service de la lutte contre la fraude documentaire

Pour assurer la sécurité et la conformité de vos documents en format électronique, plusieurs types de solutions existent. En fonction de votre secteur d’activité, de vos objectifs, mais aussi de vos moyens, vous pouvez envisager une ou plusieurs options de contrôle. Cap sur chacune des solutions ci-après : 

• La signature électronique. Comme son nom l’indique, basée sur un système d’horodatage, elle est utilisée pour authentifier les signatures des documents numériques.

• Les codes 2D (dont font partie les QR code). Ils sont apposés par l'émetteur sur le document pour en encrypter le contenu. 

• La Blockchain. En calculant l’empreinte de chaque document, l'émetteur la dépose dans la blockchain, composée d’un consortium d’organisations proposant des solutions pour contrôler les documents, garantir leur authenticité, et s’assurer que les documents reçus par les organismes tiers sont bien conformes aux originaux.

• L’utilisation des ressources internes et externes ou de l’open data (ou les open API) permettent de contrôler que les informations reçues sont bien conformes à celles existant dans les dossiers de l’entreprise ou pour contrôler l’identité des clients. Cette solution est surtout utilisée dans le domaine des banques, de l’assurance, et des administrations publiques (où elle sert par exemple à vérifier l’identité ou valider le justificatif de domicile).

• La RPA (Robotic Process Automation). Elle permet d'automatiser les systèmes de contrôle auparavant manuels, en récupérant les informations des documents numérisés.

• Les outils basés sur l’IA. Ils peuvent, par apprentissage, repérer toutes les modifications effectuées sur un document et détecter les non-conformités, les anomalies, des erreurs ou des fraudes potentielles sur des documents.

• Les outils d’Hyperscience. Ils sont capables d’extraire de l’information intelligente et de l’analyser  afin d’automatiser le processus de vérification des documents dans sa totalité.

marwa.nakib